ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ

ความสำคัญของสารสนเทศ

การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมในปัจจุบันทำให้สารสนเทศมีความสำคัญเพิ่มขึ้น โดยเน้นประเด็นต่อไปนี้

ระบบเศรษฐกิจยุคใหม่

การเปลี่ยนแปลงด้านองค์การและการบริหาร

การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี

ระบบเศรษฐกิจยุคใหม่

มีลักษณะ 3 ประการคือ

 ระบบเศรษฐกิจโลก (Global Economy)

 ระบบเศรษฐกิจซึ่งเน้นการบริการที่อาศัยสารสนเทศเป็นหลัก

 เครือข่ายความสัมพันธ์

การเปลี่ยนแปลงองค์กรและการบริหาร
มีลักษณะ 3 ประการคือ

 องค์กรแบบใหม่

 การบริหารแบบใหม่

 การบริหารที่เน้นความโปร่งใสและตรวจสอบได้

 การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีสารสนเทศ

เทคโนโลยีสารสนเทศมีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้มากขึ้น ราคาถูกลง มีรูปแบบการสื่อสารโทรคมนาคมที่หลากหลาย เทคโนโลยีมีบทบาทในการเปลี่ยนแปลงการดำเนินธุรกิจและการทำงานสาขาวิชาชีพต่าง ๆ เช่น การแพทย์, วิทยาศาสตร์, ประวัติศาสตร์, ปรัชญา, รัฐศาสตร์, ดนตรี

ความหมายของข้อมูล, สารสนเทศ, ความรู้

ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเหตุการณ์ หรือข้อมูลดิบที่ยังไม่ผ่านการประมวลผล ยังไม่มีความหมายในการนำไปใช้งาน ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ รูปภาพ เสียง หรือภาพเคลื่อนไหว

สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลหรือจัดระบบแล้ว เพื่อให้มีความหมายและคุณค่าสำหรับผู้ใช้ **มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ

ความรู้ (Knowledge) คือ สารสนเทศบวกกับ Know-how คือ สารสนเทศอย่างเดียวไม่พอที่จะทำให้เกิดความรู้ เราต้องเข้าใจวิธีที่ดีที่สุดในการใช้สารสนเทศในการแก้ปัญหาผลิตสินค้าหรือบริการ

ลักษณะของสารสนเทศที่ดี

สารสนเทศที่ดีไว้ 4 มิติ คือ

• มิติด้านเวลา (Time)

• มิติด้านเนื้อหา (Content)

• มิติด้านรูปแบบ (Format)

• มิติด้านกระบวนการ (Process)

มิติด้านเวลา

• การทันเวลา (Timeliness) >> สามารถหาได้รวดเร็วทันเวลาที่ต้องการ

• ความเป็นปัจจุบัน (Up-to-date) >> มีการปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

• มีระยะเวลา (Time Period) >> มีข้อมูลทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนและการตัดสินใจ

มิติด้านเนื้อหา

• ความถูกต้องเที่ยงตรง  สารสนเทศซึ่งไม่มีข้อผิดพลาด

• ความสัมพันธ์กับเรื่อง สอดคล้องกับเรื่องที่ต้องการ

• ความสมบูรณ์  คลอบคลุมรายละเอียดที่สำคัญทุกเรื่องที่ต้องการทราบ

• ความน่าเชื่อถือได้  ขึ้นอยู่กับการเก็บรวบรวมข้อมูล และแหล่งที่มาของข้อมูล

• ตรวจสอบได้ ตรวจสอบความถูกต้องและแหล่งที่มา

มิติด้านรูปแบบ

• ความชัดเจน

• ระดับของการนำเสนอรายละเอียด

• รูปแบบการนำเสนอ

• สื่อในการนำเสนอ

• ความยืดหยุ่น

• ความประหยัด

มิติด้านกระบวนการ

• ความสามารถในการเข้าถึง

• การมีส่วนร่วม

• การเชื่อมโยง

ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ

เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ ฮาร์ดแวร์ ซอร์ฟแวร์ การสื่อสารโทรคมนาคม การจัดการฐานข้อมูล และเทคโนโลยีที่ใช้ในการประมวลผลสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ (O’Brien, 2001)

ความหมายของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่รวบรวม ประมวล เก็บรักษา และเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อใช้ในการวางแผน การพัฒนาตัดสินใจ

องค์ประกอบระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์

• ฮาร์ดแวร์ (Hardware)

• ซอฟท์แวร์ (Software)

• ฐานข้อมูล (Database)

• เครือข่าย (Network)

• กระบวนการ (Procedure)

• คน (People)

บทบาทของนักบริหารและ ผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ

• กำหนดสารสนเทศทีต้องการ (what) โดยพิจารณาจากลักษณะงาน หรือหน้าที่ของหน่วยงาน

• พิจารณาเวลา (when) ที่ต้องใช้สารสนเทศนั้น เพื่อกำหนดเวลารวบรวม ประมวลผล จัดทำรายงาน

• ทราบว่าจะหาสารสนเทศดังกล่าวได้ที่ไหน (where) จากแหล่งข้อมูลภายใน หรือภายนอก

• เข้าใจว่าทำไม (why) จึงต้องมีสารสนเทศนั้น ทราบถึงสาเหตุในการเก็บรวบรวมข้อมูล

ประโยชน์ของสารสนเทศ

สารสนเทศที่ดีมีประโยชน์ในด้านต่อไปนี้

ประสิทธิภาพ (Efficiency)

1. ระบบสารสนเทศทำให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็ว

2. ระบบสารสนเทศช่วยในการเข้าถึงข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็ว

3. ระบบสารสนเทศช่วยให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว

4. ช่วยลดต้นทุน

5. ช่วยให้การประสานงานระหว่างฝ่ายต่าง ๆ เป็นไปได้ด้วยดี

ประสิทธิผล (Effectiveness)

1. ระบบสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจ ส่งผลให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์ได้

2. ระบบสารสนเทศช่วยในการเลือกผลิตสินค้า/บริการที่เหมาะสม

3. ระบบสารสนเทศช่วยในการปรับปรุงคุณภาพของสินค้า/บริการให้ดีขึ้น, ทำได้ถูกต้องและรวดเร็วขึ้น, ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น

ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage)

มีการนำสารสนเทศมาใช้และทำให้เกิดการบริหาร/จัดการงานแบบใหม่ เช่น Supply Chain Management, Good Governance

คุณภาพชีวิตการทำงาน (Quality of Working Life)

เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดเครื่องมือการทำงานแบบใหม่ เช่น Internet, E-mail, Mobile และทำให้เกิดการทำงานรูปแบบใหม่

ความหมายขององค์การเสมือนจริง

องค์กร ที่ใช้เครือข่ายในการเชื่อมโยงคน ทรัพย์สิน และความคิดต่าง ๆ เพื่อสร้างและกระจายสินค้าและบริการ โดยไม่มีข้อจำกัดในเรื่องขอบเขตขององค์กรแบบเดิม หรือข้อจำกัดในด้านสถานที่ตั้งขององค์กร

ลักษณะขององค์กรเสมือนจริง

- การใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม

- สังคมกับชุมชนเครือข่ายซึ่งมีการร่วมมือและพึ่งพากัน

- ความยืดหยุ่น

- ความไว้วางใจ

- การบริหารตนเอง

- ขอบเขตองค์กรไม่แน่ชัด

- ไม่มีสถานที่ตั้งขององค์กร

ประโยชน์ขององค์กรเสมือนจริง

- เสริมสร้างให้ธุรกิจขนาดเล็กใช้ทรัพยากรในเครือข่ายเพื่อแข่งขันกับธุรกิจขนาดใหญ่ได้

- ช่วยปรับปรุงผลผลิต ให้มีคุณภาพและรวดเร็วขึ้น

- เพิ่มความสำคัญของมนุษย์มากขึ้น เปิดโอกาสให้คนทำงานโดยใช้ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น

- ระยะทางไม่เป็นอุปสรรคในการทำงาน

- ลดต้นทุนการใช้พื้นที่ของสถานที่ทำงาน

- ทำให้คนงานมีเวลาอยู่กับครอบครัวมากขึ้น

รีอินจีเนียริ่ง คือ การทบทวนความคิดพื้นฐาน และการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่เพื่อให้บรรลุผลการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ

หลักการของรีอินจีเนียริ่ง

- การคิดใหม่จากพื้นฐาน

- การออกแบบใหม่อย่างถอนรากถอนโคน

- การปรับปรุงที่ส่งผลอย่างใหญ่หลวง

- เน้นการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน

องค์ประกอบของรีอินจีเนียริ่ง

1. การออกแบบใหม่ (Redesign) เน้นการปรับปรุงลักษณะปรับปรุงทั้งกระบวนการ

2. เครื่องมือ (Retool) มีการนำ IT / IS เข้ามาใช้เป็นเครื่องมือในการทำ RE

3. การปรับปรุงการทำงานใหม่ (Re orchestrate) การเปลี่ยนแปลงทั้งองค์กร ทุกกระบวนการในการทำงาน

ข้อดีของรีอินจีเนียริ่ง

1. ปรับเปลี่ยนแนวคิดใหม่ในการทำงานทั้งหมด โดยไม่ยึดติดกับระบบการทำงานแบบเดิม

2. มุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้าเป็นสำคัญ

3. เจ้าหน้าที่/พนักงาน ทำงานได้เป็นอิสระมากขึ้น

4. มีการนำ IT/IS มาใช้ในการปรังปรุงงาน

5. เป็นวิธีปรับปรุงที่ให้ความสำคัญต่อกระบวนการเป็นสำคัญ

ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศ

- กลุ่มที่มองผลกระทบในด้านบวก (Optimism)

- กลุ่มที่มองผลกระทบในด้านลบ (Pessimism)

- กลุ่มที่มองผลกระทบในลักษณะสัมพันธ์ (Relativism)